Buchhaltung für Selbstständige in Deutschland 2025: Steuern, Tools, EÜR
Im Jahr 2025 ist es für Selbstständige in Deutschland einfacher denn je, ihre Buchhaltung selbst zu führen – ganz ohne Steuerberater. Möglich machen das digitale Tools, Automatisierung und klar strukturierte Prozesse. Wer freiberuflich oder gewerblich tätig ist, muss Einnahmen und Ausgaben korrekt dokumentieren, Rechnungen ausstellen und steuerliche Pflichten erfüllen. In diesem Leitfaden zeigen wir, wie das gelingt – praxisnah, aktuell und rechtssicher.
Wer gilt als selbstständig
In Deutschland unterscheidet man zwischen Freiberuflern – etwa Grafikdesignern, Coaches oder Journalisten – und Gewerbetreibenden wie Online-Shop-Betreibern oder beratenden Unternehmern mit Produktverkauf. Beide Gruppen müssen sich beim Finanzamt anmelden und erhalten eine Steuernummer zur Ausstellung offizieller Rechnungen.
Wer im Vorjahr weniger als 22.000 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Jahr unter 50.000 Euro bleibt, kann die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) nutzen. Dabei wird keine Umsatzsteuer erhoben, was Buchhaltung und Rechnungsstellung deutlich vereinfacht. Wichtig ist, dass auf jeder Rechnung der Vermerk über die Anwendung der Regelung enthalten ist.
Steuerliche Pflichten für Selbstständige
Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, jährlich eine Einkommensteuererklärung abzugeben. Grundlage für die Gewinnermittlung ist in der Regel die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss zusätzlich eine Umsatzsteuervoranmeldung (monatlich oder vierteljährlich) sowie eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen. Alle Belege und Rechnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden – entweder digital oder in Papierform.
Selbst buchen – aber wie
Die staatliche Plattform Elster bietet grundsätzlich alle notwendigen Funktionen zur Abgabe von Steuererklärungen. Allerdings ist sie technisch anspruchsvoll und nicht besonders benutzerfreundlich. Daher greifen viele Selbstständige auf spezialisierte Softwarelösungen zurück, die die Buchhaltung deutlich erleichtern.
Entscheidend ist, ob das gewählte Tool die Erstellung der EÜR unterstützt, Rechnungen nach deutschen Standards erstellt und im Idealfall mit dem Steuerberater oder DATEV-Systemen kompatibel ist.
Buchhaltungssoftware für Selbstständige & Startups
| Tool | App (mobil) | EÜR möglich | Sprache | Zielgruppe | Preis ab | Besondere Merkmale |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lexoffice | ✅ iOS / Android | ✅ Ja | 🇩🇪 | Freelancer, Startups, KMU | ab 5,90 €/Monat | Elster-Anbindung, DATEV, Banking, Prognosen, Serienrechnungen |
| SevDesk | ✅ iOS / Android | ✅ Ja | 🇩🇪 | Dienstleister, KMU, mit Warenwirtschaft | ab 8,90 €/Monat | CRM, Kassenbuch, Lager, automatische Belege, ideal bei Wachstum |
| Sorted | ✅ iOS / Android | ✅ Ja | 🇬🇧 / 🇩🇪 | Solo-Selbstständige, Expats | kostenlos / ab 8 € | Cloudbasiert, ideal für Kleinunternehmer, intuitive Steuerführung |
| Debitoor | ❌ (nur Web) | ✅ Ja | 🇩🇪 / 🇬🇧 | Einsteiger, einfache Fälle | ab 4 €/Monat | OCR-Belegerfassung, Datev-Export, ideal für Selbstbucher ohne App |
| Fastbill | ✅ iOS / Android | ✅ Ja | 🇩🇪 | Agenturen, Projektarbeit | ab 8,99 €/Monat | Visuelles Dashboard, Zeiterfassung, responsive UI |
| Billomat | ✅ iOS / Android | ✅ Ja | 🇩🇪 | Startups, Agenturen | ab 6 €/Monat | DATEV-Schnittstelle, API-Ökosystem, automatisiertes Mahnwesen |
| Papierkram.de | ✅ Web / Mobile | ✅ Ja | 🇩🇪 | Teams, Solo-Gründer | ab 8 €/Monat | Zeiterfassung, Projekte, CRM, Cashflow-Darstellung, Elster-Anbindung |
| Meintagwerk.de | ❌ (nur Web) | ✅ Ja | 🇩🇪 | Gründer, Solo-Selbstständige | ab 7,50 €/Monat | Modulbauweise, Stundensatzkalkulator, Zeiterfassung |
| Goodlance | ✅ Web / Mobile | ✅ Ja | 🇩🇪 | Freelancer (Solo) | kostenlos / 9,99 € | All-in-One, EÜR, Rechnungen, Verfügbarkeitsmanagement |
| Invoiz | ✅ Web-App | ✅ Ja (teilweise) | 🇩🇪 | Startups, skalierbare Tools | kostenlos / 39 € | App-Store-System, viele Erweiterungen, Steuerexport, Banking |
| Kontist | ✅ iOS / Android | ✅ (teilweise) | 🇩🇪 | Selbstständige mit Business-Konto | Konto kostenlos, Zusatz ab 9 € | Echtzeit-Steuerschätzung, Unterkonten, mit Lexoffice/Sorted integrierbar |
| Holvi | ✅ iOS / Android | ❌ (rudimentär) | 🇩🇪 / 🇫🇮 | Freelancer mit Fokus auf Banking | ab 6 €/Monat | Konto mit Rechnungstool, Belegerfassung, Business-Debitkarte |
| Candis | ✅ Web | ✅ Ja | 🇩🇪 | Startups mit Finanzabteilung | ab 229 €/Monat | KI-basierte Automatisierung, Fokus auf größere Buchhaltung & Steuerberater |
| Felix-1 | ✅ Web | ✅ Ja (mit Berater) | 🇩🇪 | Selbstständige mit externem Steuerberater | ab ca. 800 €/Jahr | Persönliche Betreuung, Auswahl eines Steuerberaters aus Netzwerk |
Was kostet ein Steuerberater
Ein Steuerberater kann viele Aufgaben übernehmen – von der Jahreserklärung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung oder Gründungsberatung. Die Gebühren richten sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), hängen aber stark vom Aufwand ab.
Für eine einfache Einkommensteuererklärung mit EÜR liegt der Jahrespreis meist zwischen 300 und 600 Euro. Bei zusätzlichen Leistungen wie Umsatzsteuererklärungen oder laufender Beratung können sich die Kosten auf 600 bis 1.200 Euro jährlich erhöhen. Komplexe Fälle mit internationalem Geschäft oder mehreren Einkommensarten kosten 1.500 Euro und mehr. Eine einmalige Beratung etwa zur Gründung oder bei Unsicherheiten liegt im Schnitt bei 80 bis 250 Euro pro Stunde.
Viele Kleinunternehmer entscheiden sich erst ab einem Jahresumsatz von 30.000 bis 40.000 Euro für einen Steuerberater – oder wenn Unsicherheiten zu rechtlichen Fragen bestehen.
Die Buchhaltung für Selbstständige ist 2025 so digital und zugänglich wie nie zuvor. Wer die richtige Software wählt, kann viele Aufgaben selbst übernehmen – von der EÜR bis zur Rechnungserstellung. Lexoffice und SevDesk bieten professionelle Gesamtpakete, Sorted eignet sich hervorragend für internationale Freelancer, und Debitoor oder Zervant reichen für einfache Tätigkeiten oft aus. Der Steuerberater bleibt ein wichtiger Partner – aber nicht für jeden notwendig.
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Bild von wintotal.de
